Pengantar Basis Data

Konsep Dasar

•   Data

Fakta dari berbagai sumber di dunia nyata (real world).

1.   Menyangkut entitas nyata / abstrak
2. Bersifat kualitatif, kuantitatif, internal dan eksternal

• Informasi

     Data yang diorganisasikan, disimpan, diolah, mempunyai arti tertentu dan dapat dipakai untuk proses pengambilan keputusan.

• Basis Data

Kumpulan terpadu dari berkas data (integrated collection of data) yang memiliki kaitan satu dengan lainnya, dan dibuat untuk memenuhi kepentingan banyak pemakai pada suatu organisasi

•   System Basis Data

Sekumpulan basis data dengan para pemakai yang menggunakan basis data secara bersama-sama, perancang dan pengelola basis data, serta system yang mendukungnya.

    

Keuntungan System Basis Data

•   Tidak ada duplikasi data sehingga konsistensi data mudah dijaga

• Data terintegrasi

•   Data tidak tergantung pada program aplikasi, sehingga pemeliharaan program aplikasi     mudah dilakukan

•   Data dapat dipakai secara bersama oleh beberapa pemakai

•   Dapat diterapkan standarisasi

•   Informasi selalu mutakhir (up to date).

Resiko pemakaian Basis Data

•   Perlu personel khusus

•   Perlu perangkat lunak, bahkan perangkat keras, khusus

•   Perlu BackUp eksplisit

•   Konflik pada data yang dipakai bersamaan

•   Perlu konsensus antara organisasi yang memakai basis data.

Pengguna Basis Data

•   Administrator basis data

• Perancang basis data

• Pemrogram basis data

• Pengguna aplikasi.

Beberapa macam Pengolah Data

1. dBase
2. FoxPro
3. Microsoft Access
4. Microsoft SQL Server
5. Oracle
6. Informix
7. IBM DB2
8. dlsb…

Sekilas Microsoft Access

1. Program ini mulai diperkenalkan pada tahun 1993 dan banyak mendapatkan sambutan.
2. Merupakan sistem basis data berbasis Windows yang mendukung kemampuan DBMS (Database Management System).
3. Memiliki banyak kelebihan dan kemudahan dari jenis pengolahan data lainnya (misal: Dbase, FoxPro, dll).
4. Dengan Microsoft Access (disingkat: MS Access) kita dapat membuat dan memodifikasi tabel, formulir entry data, laporan, dan query basis data.
5. Dengan MS Access kita dapat mengelola berbagai macam informasi sederhana hingga menengah seperti data pegawai, data penjualan, data pembelian, data persediaan barang, dsb.
6. Dalam tingkat selanjutnya kita dapat mengembangkan aplikasi pengolahan data kita dengan bahasa pemrograman Visual Basic (VB).

Memulai MS Access

1.   Dari desktop Windows 98, click Start, pilih Programs dan kemudian pilih dan click icon Microsoft Access. Tunggu beberapa saat dan  akan muncul tampilan aplikasi MS Access.
2.   Pada MS Access terdapat menu dan toolbar standar yang penggunaannya mirip dengan aplikasi-aplikasi keluarga Microsoft lainnya (MS Office).

 

 

1. Dari lembar awal aplikasi MS Access, langkah awal untuk membuat basis data (database) baru adalah :

•   Click File pada menu

•   Pilih & click New Database, tampil kotak dialog New 

• Pada tab General click Blank Database lalu click tombol OK.

 

• Kotak dialog File New Database tampil pada monitor.

• Tentukan folder untuk menyimpan database pada kolom item Save In.

• Beri nama file database pada kolom item File Name

• Click tombol Create

 

• File database sudah terbentuk &  window database tampil pada layar monitor, selanjutnya kita sebut Lembar awal MS Access (Main).

 

• Pada lembar awal MS Access terdapat pula beberapa tab, yaitu:

§  Tables:

            Digunakan untuk pembuatan table yang berisi field-field untuk menampung data yang diinput.

§  Queries:

            Digunakan untuk pembuatan query dari kombinasi dari table-table yang sudah dibuat sesuai dengan informasi data yang dibutuhkan.

 

•   Forms:

            Digunakan untuk pembuatan form input untuk table-table atau query–query yang pernah dibuat. 

•  Reports:

            Digunakan untuk pembuatan laporan-laporan dengan berbagai macam jenis dari table-table atau query-query yang ada.

•   Macros:          

            Digunakan untuk pembuatan control-control penunjang yang digunakan pada table, form,query maupun report.

•   Module:

            Digunakan untuk pembuatan program-program tambahan untuk penunjang aplikasi yang dibuat dengan MS Access.

Menyudahi MS Access

• Untuk menyudahi atau keluar dari MS Access adalah dengan cara:

1.   Pada tampilan awal MS Access, click File pada menu.

1. Pilih & click Exit.

Membuka File MS Access Lama

•   Untuk membuka file database MS Access yang sudah pernah dibuat adalah dengan cara:

1.   Aktifkan Microsoft Access.
2.   Click File pada menu.
3.   Pilih dan click Open, Kotak dialog open tampil.
4.   Tentukan folder tempat data disimpan pada kolom item Look In.
5.   Double click pada nama file database yang tampil pada preview.

Pengertian Table

• Table dalam MS Access adalah bagian dari database yang merupakan tempat menampung data dan dibuat sesuai dengan klasifikasi data tersebut.

•   Dalam Table juga dikenal istilah:

1.   Field
2.   Rekord
3.   Data

•   Contoh table:

§  Table Pegawai:          

            Memuat data-data seperti No.induk pegawai, nama pegawai, alamat, golongan/ pangkat, jabatan, tanggal lahir, tanggal mulai Tugas, pendidikan terakhir, dsb.

§  Table Gaji/Upah:        

            Memuat data-data seperti nomor induk, gaji pokok, pajak, dsb.

Pengertian Table: Field…

•   Field adalah bagian dari table yang merupakan item-item (kolom) dari data.

•   Field dibagi tiga komponen yaitu  :

•   Nama Field,  pada sistem operasi windows boleh dibuat bebas seperti contoh: Nomor Induk, Nama Pegawai, Golongan, Tgl_lahir, dsb

• Tipe Field, Ada beberapa macam tipe dari field.

•   Properti Field, berfungsi untuk mengatur masukan dan tampilan data.

•   Beberapa macam tipe dari field, contoh :

1. String:                Tipe field untuk data-data string/ character seperti NIP,Nama, Alamat, Golongan, dsb.

2. Number:            Tipe field untuk data-data numeric/ angka. Number dapat dipecah beberapa jenis seperti pada tabel berikut :

 

3. Date/Time: Tipe field untuk data-data tanggal/jam,   seperti : tgl_lahir,TMT, jam datang, dsb.

4. Currency: Tipe field untuk data yang berhubungan dengan uang, seperti : Gaji, Bonus, Tunjangan, dsb.

5. Memo:        Tipe field untuk data-data memo seperti keterangan, catatan, dsb.

6. Yes/No:        Tipe field untuk data-data yang berisi hanya peryataan true/false atau Ya/ tidak, seperti contoh : Lunas, Status, dsb.

7. Autonumber: Tipe field untuk data-data penomoran otomatis, seperti contoh : Nomor, Transaction_Id, dsb.

8. OLE DB:       Tipe field untuk data-data gambar/foto.

•   Properti pada field memuat:

1. Field Size:         Untuk mengatur panjang pendek data yang dimasukkan pada field.

2. Format:            Untuk membentuk  tampilan  data yang dimasukkan seperti contoh : jika jenis data tersebut number maka dapat ditampilkan dengan pemisah ribuan, jika jenis data tersebut date/tanggal maka dapat ditampilkan model angka  (28/08/99) atau model text (28-Aug-99), dsb.

3. Decimal Places:           Untuk mengatur jumlah angka desimal untuk jenis data number/ currency.

4. Input Mask:      Untuk mengatur charater tambahan yang tampil pada saat memasukkan data, seperti contoh :  field Nomor telepon dgn menggunakan ((9999)-99999999),  field tanggal dengan menggunakan (99/99/99). Komponen Input Mask dapat dilihat pada tabel berikut.

5. Caption:           digunakan sebagai label dari field yang bersangkutan.

6. Default Value:             Untuk memberikan nilai baku yang diisikan pada suatu field. Apabila field tersebut tidak diisi data, maka field tersebut sudah terisi dengan data baku tersebut.

7. Validation Rule: Untuk membuat validasi/ ketentuan sebuah pengisian field, seperti contoh : pengisian untuk field Jumlah Barang tidak boleh > 500, field jenis kelamin hanya boleh diisi dengan “L” atau “P” saja, dsb.

8. Validation text: Untuk membuat tampilan pesan apabila pengisian data tidak sesuai validation rule.

9. Required: Untuk menetapkan apakah field ini harus diisi atau tidak (blank).

10. Allow zero length: Untuk menetapkan field text atau memo harus diisi atau bisa dibiarkan kosong.

11. Indexed: Untuk menetapkan field ini sebagai index dan tidak boleh ada duplikasi data, atau Index dan boleh duplikasi data, atau bukan index.

 

Tabel Komponen Input Mask

 

Pengertian Table: Rekord & Data

•   Record merupakan kumpulan data sesuai dengan field-field yang sudah ditentukan.

•   Data merupakan gabungan dari character-character yang mempunyai suatu arti dan pengertian.

•   Data terbagi beberapa jenis:

a. Charater/Text/String: Data-data berjenis text dan tidak dapat dilakukan proses matematika, contoh: Jakarta, Andi Alfian, 345FDB, 1234, 2500, B 1454 VE, dll

b. Numeric/Currency: Data-data berjenis angka dan dapat dilakukan proses matematika, seperti contoh: 2500000, 23, 1, 3000000, dsb.

c. Date/Penanggalan atau Jam:   Data-data berjenis penanggalan/ jam dan dapat dilakukan proses matematika tanggal, seperti contoh: 03-Aug-99, 01/02/89, 12:00:30, 14:00 AM, dsb.

Membuat Table

•   Pastikan tab yang aktif adalah tab Tables.

•   Click tombol New untuk membuat table baru. Pada monitor akan terlihat kotak dialog New Table

 

•   Pilih & Click Design View

•   Click tombol OK. Pada monitor akan terlihat lembar editing table.

•   Click pada kolom field name, baris pertama, akan terlihat cursor pada kolom tersebut, ketik field name yang diinginkan, contoh: NIP

 

Membuat TableType Field Text

•   Click pada kolom field name, baris pertama, akan terlihat cursor pada kolom tersebut, ketik field name yang diinginkan, contoh : NIP

• Click pada kolom data type, pada kolom tersebut sudah terisi jenis field text, jika mengganti jenis field, click  tombol panah pada kolom tadi, pilih field yang diinginkan [click].

•   Kolom description diisi dengan keterangan field, misalnya untuk contoh keterangan dapat diisi dengan text Nomor Induk Pegawai.

•   Item Field Properties Tab General untuk jenis field text.

•   Item field size diisi dengan angka yang menunjukkan panjang field maximum, misalnya field size diisi dengan angka 15 untuk field NIP.

•   Item “Input Mask” dapat diisi dengan contoh sbb: >LL-99999->LLLL-0;0;_

>LL-99999->LLLL-0 = Input Masking (Contoh data yang  diinput : AB-123-ABCD-1

;0 = Menandakan bahwa text pada bentuk mask diatas ditampilkan seluruhnya berikut tanda (-)

 ;_ = merupakan character yang ditampilkan sebelum data diinput.

(Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel komponen input mask).

•   Item Caption diisi dengan Nomor Induk Pegawai

•   Click pada Item Required, pilih dan click Yes

•   Click pada Item Allow Zerro Lenght, pilih dan click No.

•   Click pada Item Indexed, pilih dan click Yes No Duplicates.

•   Field yang kelima (Gaji Pokok) berbeda type fieldnya yaitu Number, sehingga properties dari field tersebut berbeda dengan cara di atas.

 

Membuat Table  Type Field Number

1.   Item Field Properties Tab General untuk jenis field Number adalah sbb :

•   Click Item field size, pilih & click Double.

•   Click Item Format pilih & click Standard (ada pemisah ribuan dan desimal). Pada item format ini sudah terlihat bentuk pilihannya, jadi user tinggal memilih bentuk yang diinginkan & click.

 

•   Item Caption diisi dengan Gaji Pokok Karyawan

•   Click pada Item Required, pilih dan click Yes.

•   Click pada Item Allow Zerro Lenght, pilih dan click No.

•   Click pada Item Indexed, pilih dan click Yes No Duplicates.

2.   Field yang keenam (Tanggal_Tugas) mempunyai type field yang berbeda pula yaitu DATE/TIME, sehingga properties dari field tersebut berbeda pula dengan cara diatas.

Membuat Table Type Field Date/Time

1.  Item Field Properties Tab General untuk jenis field Date/Time adalah sbb:

• Click Item field size, pilih & click Short Date

•   Click Item Format, ketik 99/99/00

•   Item Caption diisi dengan Tanggal Mulai Tugas”

•   Item Default Value diisi dengan Now() (Menampilkan Tanggal system/ tanggal sekarang).

•   Item Validation rule diisi dengan <=Now() (Data yang diisi harus lebih kecil atau sama dengan tanggal system/ tanggal sekarang).

•   Validation text …

•   Validation text diisi dengan “Tanggal tidak boleh lebih besar dari tanggal sekarang”.  

 

•   Required diisi dengan “No”.

•   Indexed diisi dengan “No”

Menyisipkan Field

•   Jika ingin menyisipkan satu field diantara field Alamat & Gaji Pokok untuk nama field baru, yaitu No_Telepon.

 

•   Click pada field name Gaji Pokok (Row 5).

•   Click Insert pada menu, pilih & click Row, maka akan terbentuk field kosong diantara field Alamat & Gaji Pokok.

•   Tentukan nama field, tipe field, keterangan dan propertiesnya.

Menentukan/Membuat Index

•   Menentukan Index pada field adalah dengan cara : Click icon Indexes pada toolbar standard.

•   Kotak Dialog Indexes akan tampil.

Menentukan/Membuat Index

•   Click pada kolom Index Name, Row 1, ketik Nama Indexnya (misalnya field NIP akan diindex maka sebagai contoh nama indexnya adalah X_NIP).

• Click kolom Field Name, row yang sama, pilih & click field yang akan di-index (NIP).

•   lick kolom Set Order, row yang sama, pilih & click Ascending (Data diurutkan dari yang terkecil ke yang terbesar) atau click Descending (Data diurutkan dari yang terbesar ke yang terkecil).

                   

•   Click pada Item Primary, Pilih dan click Yes (Membuat field NIP sebagai kunci utama/identitas dari table Master Pegawai).

•   Click pada Item Unique, Pilih dan click Yes (Menandai field NIP supaya tidak dapat menerima data yang sama/ duplikasi).

•   Click pada Item Ignore Nulls, Pilih dan click No (Jika pada field ini tidak boleh terisi dengan data kosong).

•   Ulangi langkah diatas untuk membuat index field yang lain.

            (Catatan : Primary Key hanya diboleh dibuat 1 dalam setiap table).

•   Gambar kunci akan tampil disebelah kiri Index Name yang fieldnya merupakan primary key.

Menyimpan File Database

•   Cara menyimpan struktur database yang telah kita buat dapat dilakukan dengan click icon bergambar disket yang ada toolbar standart, apabila struktur database tersebut belum pernah disimpan sebelumnya maka akan tampil kotak dialog Save As.

•   Click pada kolom item table name, hapus text table1, ketikkan nama table yang kita inginkan, click OK, table tersebut sudah disimpan dan kembali ke lembar awal (Main) tab tables.

Memperbaiki Table

•   Jika ingin memperbaiki table adalah dengan cara: click pada nama table yang ingin diedit, click tombol Design untuk masuk ke lembar edit tables.

•   Edit tables tersebut sesuai keinginan dengan cara yang sama seperti pembuatan table pertama kali. Simpan kembali hasil perubahan tersebut.

•   Click File pada menu, pilih & click Close untuk keluar dari lembar edit table dan kembali kelembar awal MS Access (Main).

Operasi pada Data dalam Table

•   Operasi yang umumnya dilakukan pada data di dalam table yang sudah dibuat adalah dengan cara:

1.  Input Data Baru
2.  Menambah Data
3.  Menghapus Rekord
4.  Mencari Rekord data
5. Mengganti Rekord
6.  Mengurutkan Rekord (Sort)
7.  Menyaring Data (Filter)

# Input Data Baru #

•   Click pada nama table yang tertera pada lembar awal MS Access tab Table.

•   Click tombol Open. Lembar pengisian data (datasheet view) tampil dan siap untuk mengisi data.

•   Click pada kolom field yang akan diinput data, input data sesuai dengan ketentuan yang diberikan (valid)  pada saat pembuatan table (properties/ Validasi).

# Menambah Data #

•   Dalam keadaan datasheet view terbuka/ open.

•   Click pada kolom field yang mau diinput datanya pada baris yang bertanda (*) yang berarti iput data baru..

# Menghapus Rekord #

• Pilih salah satu record (blok beberapa record) .

•   Click Edit pada menu, pilih & click Delete record

# Mencari Rekord Data#

•   Click pada posisi cursor pada kolom field tertentu

•   click Edit pada menu, pilih & click Find (Crtl F).

•   Pada kotak dialog Find tentukan isian pada kolom item.

1.   Find what untuk data yang ingin dicari.
2.   Click tombol Find first untuk pertama kali atau
3.   Click tombol Find Next untuk mencari data selanjutnya.

•   Click tombol Close untuk mengakhiri pencarian.

# Mengganti Rekord #

•   Dalam keadaan datasheet view terbuka (open)

•   Click pada posisi cursor pada kolom field tertentu.

•   Click Edit pada menu, pilih & clik Replace.

•   Pada kotak dialog Replace tentukan isian dari kolom  item:

1.   Find What diisi dengan data yang ingin dicari.
2.   Ketik data baru pada kolom item “Replace with”.
3. n  Click tombol Replace (untuk mengganti record dengan data baru) atau click tombol Replace all jika ingin mengganti record data yang sama pada table.

•   Click Close untuk mengakhiri penggantian record.

# Mengurutkan Rekord #

•   Dalam keadaan datasheet terbuka (open)

•   Click pada posisi cursor pada kolom field tertentu

•   Click Record pada menu, pilih & click sort

•   Pilih Ascending (mengurutkan dari kecil ke besar) atau descending (mengurutkan data dari besar ke kecil).

Catatan :

            Setiap anda melakukan sort maka data pada table akan berubah sesuai dengan urutan yang dibuat lewat sort tadi, jika anda menutup/ keluar dari datasheet view maka MS Accsess akan menanyakan apakah perubahan ini akan disimpan? (Jawab Yes/ No).

# Menyaring Rekord #

•   Dalam keadaan datasheet view terbuka (open)

•   Filter by form:

1.   Pilih “Record” pada menu
2.   Pilih & click Filter by form, Click pada posisi kolom field tertentu (untuk menentukan kriteria).
3.   Click kolom field tersebut., pilih daftar kriteria yang tersedia.
4.   Pilih Filter pada menu, pilih & click Apply filter/ sort.

•   Filter by selection:

1.   Click posisi cursor pada kolom field tertentu.
2.   Click record pada menu, pilih & click Filter.
3.   Pilih & click Filter by selection.

Catatan :

            Untuk menampilkan kembali seluruh record data pada tabel gunakan pilihan pada menu “record”, pilih & click “Remove filter/sort”.